GPW si presenta in vesti grafiche differenti a seconda che si utilizzi da browser su PC oppure da web app su tablet o smartphone.

Questa area si occupa di spiegare il funzionamento di GPW da Desktop (se necessario consultare area Smart Device per indicazioni su utilizzo mobile).

Questa è la Home Page dell'applicazione GPW visualizzabile da web browser su desktop.

Qua si trovano diversi link per accedere alle varie sezioni dell'applicazione.

• Admin: area amministrativa.

• Barcode: gestione timbratrice barcode.

• Smart: gestione smartphone/tablet. Questa è la versione dell'applicazione visualizzata e gestita da tablet, smartphone e smart devices in genere.

• Utente: gestione di GPW tramite Desktop PC. Qua troviamo l'ambiente principale di GPW ovvero lo storico delle ore lavorate e delle entrate/uscite timbrate.

Ai fini di questa guida facciamo riferimento alla pagina Utente in quanto punto di riferimento per l'utilizzo di GPW in modalità desktop.

Accedendo all'area Utente si ha una pagina come in figura:

In alto a sinistra è possibile selezionare il periodo temporale mostrato, o visualizzare date precise per verificarne per esempio la correttezza dei dati inseriti. Per modificare l'arco temporale mostrato è sufficiente premere sul menù a tendina e selezionare il giorno o i giorni desiderati.

Per effettuare le timbrature è necessario cliccare sull'icona rossa sotto la colonna “Ore Lavorate”.

Un asterisco rosso può indicare due situazioni:

• Al momento si è al lavoro, ossia è stata registrata l'entrata ma non ancora l'uscita.
• Se fuori dall'orario di lavoro, significa che sono presenti a sistema delle entrate o delle uscita in attesa di approvazione da parte dell'amministratore.

Nella versione GPW per desktop browser, le mancate timbrature vanno aggiunte e richieste premendo sull'icona rossa accanto alle ore lavorate come mostrato in figura.

Si apre un menù che consente all'utente di indicare il giorno e l'orario desiderati, per poi specificare se si tratta di una richiesta di uscita o entrata.

Questo tipo di richiesta non è accolto e accettato in automatico ma richiede successivamente l'intervento di un amministratore GPW che può approvare o meno tale richiesta.

Sotto a questa area è possibile inoltre visualizzare le entrate e uscite mancanti se ce ne sono, ovvero le situazioni in cui risultano anomalie legate alla mancanza di entrata o di uscita (per esempio per una semplice dimenticanza dell'utente). In questo modo si vede rapidamente se bisogna inserire delle richieste entrata o uscita per risolvere eventuali mancanze.

Sotto invece è visualizzabile lo stato delle proprie richieste, per esempio quante richieste di entrata e uscita sono ancora da approvare da parte dell'amministratore.

Per aggiungere o modificare le ore di lavoro dedicate a determinati progetti è necessario premere il pulsante verde nella colonna “Ore caricate”.

In questo modo comparirà il menù di selezione dei dettagli: si può indicare il tempo impiegato e specificare ogni progetto per cui si ha lavorato. La gestione dell'elenco dei progetti è di ambito amministrativo, e l'utente di GPW “base” si limita a selezionare il progetto e le relative ore impiegate in esso.

Per ogni giornata di lavoro è possibile inserire un qualunque numero di attività e progetti a cui si ha lavorato, a condizione che il totale delle ore dei progetti a cui si ha lavorato non superi di un ora (massimo) e non sia inferiore di mezz'ora (minimo) del conteggio delle ore lavorate.

Tramite il menù a scomparsa a sinistra dell'area dei progetti è possibile specificare il gruppo per cui si esegue un determinato lavoro.

Di seguito è mostrato come procedere con l'inserimento delle ore progetti:

Per prima cosa è necessario cliccare sull'icona verde nella colonna “Ore caricate”, così facendo si aprirà un menù contenente un'area adibita a elencare tutti i progetti esistenti e, per ogni progetto quando disponibile, eventuali sviluppi legati ad essi.

Una volta selezionato il progetto desiderato, è possibile scrivere delle brevi note riepilogative per descrivere cosa si è fatto nello specifico in un dato progetto.

Poi è possibile selezionare orari di inizio e di fine per descrivere la durata temporale del lavoro svolto su quel determinato progetto.

Così facendo si vede poi comparire la somma delle ore caricate accanto alle icone verdi della colonna Ore Lavorate: l'inserimento delle ore dedicate a un determinato progetto è andato a buon fine!

Da notare che ogni progetto può comprendere un numero di ore variabile, e ogni giornata di lavoro può comprendere diversi progetti.

Importante: premendo sul pulsante azzurro a sinistra del riquadro del progetto caricato è possibile creare un duplicato di tale progetto. Questa funzione è utile nel caso di necessità di inserire un altro progetto identico a uno già caricato per poi (per esempio) modificarne l'orario di inizio e fine.

Nel 2020 l'emergenza Covid ha comportato l'introduzione di una nuova funzionalità: l'inserimento quotidiano della temperatura misurata da ogni dipendente con gli strumenti preposti (solitamente termometro a infrarossi).

Dopo la timbratura viene richiesto al dipendente di inserire la temperatura che egli provvederà a misurare.

In questo modo si genera lo storico delle temperature misurate, consultabile per periodo osservato. Fare riferimento alle normative vigenti per eventuali comportamenti di sicurezza da osservare in caso di temperatura troppo distante dalla media ordinaria.